Cashy-POS werkt als een normale kassa.  Bij de ontwikkeling van dit programma is nadrukkelijk gelet op de gebruiksvriendelijkheid. Uit verschillende tests met werknemers die niet gewend waren om met een digitale kassa te werken, is gebleken dat in minder dan vijf minuten instructie de werknemers in staat zijn zonder problemen Cashy-POS te gebruiken!

Transactie: voltooide verkoop. Een transactie kan worden voltooid  door één van de vijf betaaltoetsen te gebruiken.

PLU: ‹Product-List-Unit›. Elk artikel dat je aanmaakt in je kassa krijgt een unieke productcode toegewezen, de zgn PLU. In Cashy-POS kan je een ongelimiteerde hoeveelheid artikelen toevoegen, elk met een eigen PLU.

Kassa-afsluiting:  Iedere dag wordt de geldlade nageteld na he sluiten van de winkel en genereert Cashy-POS een financiële rapportage voor je administratie. Je gebruikt hiervoor de knop »Dagafslag».  Een Dagafslag kent twee verschillende rapportages, een X-rapport en een Z-rapport.

• Het X-rapport biedt je de mogelijkheid tussentijds een rapportage te genereren van de nog niet afgesloten kassa. Omdat een X-rapportage geen wijzigingen aanbrengt, kan je de X-rapportages zo veel en zo vaak uitdraaien als je wilt.
• Een Z-rapportage is inhoudelijk gelijk aan het X-rapport maar zet vervolgens de kassatellers weer op nul. Het is mogelijk oude Z-rapportages nogmaals af te drukken via «Beheer Cashy > Instellingen > Extra»

In plaats van een Dagafslag kun je ook kiezen voor een Maand- of een Jaarafslag.

U kunt een kopie van elk afsluitingsrapport genereren onder »Beheer Cashy > Instellingen > Extra» functie »Print oude Z-rapportages»

Met het Klanten Scherm kunnen klanten de transacties volgen die je aanslaat op je Cashy-POS kassa en het kassatotaal zien.

In »stand-by» modus is het mogelijk om op je Klanten Scherm een foto of filmpje te tonen. Het Klanten Scherm kun je installeren door de applicatie Cashy-Display te downloaden uit de App Store op een iPod Touch, iPhone of iPad (LINK to AppStore)

Dit scherm toont twee verschillende weergaven. U kunt schakelen tussen de twee weergaven door op het logscherm te tikken

• Subtotal – Weergaven
  WhiIt toont het permanent bijgewerkte subtotaal van de lopende transactie. Zodra de transactie wordt afgesloten met een van de betaalmethoden, worden de eindparameters van die transactie weergegeven. Betekent: betaalmethode, ontvangen / geretourneerde wijziging, enz
  In de subtotaalweergave wordt alleen iets weergegeven als ten minste één item is toegevoegd aan het transactiescherm (linksboven)

• Log – Weergaven
  In dit scherm staan alle transacties sinds de vorige »kassa-afsluiting» dus dag-, maand- of jaarafslag (= Z-rapport).
  Je kunt met je vinger door dit scherm scrollen. Door middel van »tap & hold» krijg je de keuze om alle transacties te printen.  Na een Z-afslag worden alle transacties in dit scherm gewist.

Dit scherm laat de openstaande transacties zien.
In de rechter  bovenhoek van dit scherm zie je wat je intypt via het numerieke toetsenbord.
In de linker bovenhoek staat de verkoper vermeld.
In het midden staat de naam van de klant als die aan de transactie is gekoppeld (vaak is dit niet het geval).
Door met je vinger een horizontale beweging te maken over een opgevoerd artikel, verschijnt de groene knop «Invers» en de rode knop »Verwijder».

• Door de groene knop te kiezen, wordt het desbetreffende artikel negatief opgevoerd  (dus de  »+» veranderd in een  »-» ). Dit is vooral handig als een klant alsnog besluit een al door jou opgevoerd artikel te willen wisselen voor een ander artikel. Op de kassabon worden beide transacties weergegeven.
• De rode knop verwijdert het laatste aangeslagen artikel uit het transactiescherm (zie ook de toets »Correctie»).

Met deze toets wordt het kasoverzicht scherm geopend. Dit scherm geeft een overzicht van de hoeveelheid wisselgeld dat in de kassa aanwezig is en biedt de mogelijkheid kasgeld handelingen te administreren zoals,

• geld uit de kassa halen voor een bankdeposito storting (vink aan: ‹‹Bank storting»)
• geld uit de kassa halen om winkelkosten/inkopen te betalen (vink aan: »Kosten»)
• extra geld in de kassa storten als wisselgeld of wegnemen (vink aan: »Wisselgeld»)

Verder staan er in dit scherm de volgende posten :

• »Begin telling (wisselgeld)» : Wisselgeld dat in de geldlade ligt na een Z-afslag (dag-, maand- of jaarafslag).
• »Eind telling (wisselgeld)» : Wisselgeld aanwezig voor de volgende dag.
• »Geld in kas» : Dit is de optelling van de post  »Begin telling» en de post »Dagomzet kas»
• »Netto kasomzet»: Het totaalbedrag aan ontvangen kasgeld sinds de laatste  Z- afslag (dag-, maand- of jaarafslag).
• »Bedrag te storten» : Het totaalbedrag in kas dat beschikbaar is om gestort te worden bij de bank.

Voorbeeld:

1. Stel je opent een nieuwe winkel en je wilt 1000 euro aan wisselgeld in je geldlade hebben. Je vinkt dan »Wisselgeld» aan, voert 1000 in het veld »Bedrag» en drukt op de toets »Bewaar»
   >>> »Begin telling (kasgeld)» is 0
   >>> »Eind telling (kasgeld)» is 1000
   >>> »Geld in kas» is 1000
   >>> »(Dag) omzet geldlade» is  0
   >>> »Bedrag te storten» is 0
2. Vervolgens heb je geen potloden dus die koop je in een winkel in de buurt voor 10. Dit administreer je door het vakje »Kosten» aan te vinken en als omschrijving »potloden» in te voeren. Voer het bedrag 10 in het veld »Bedrag»
   >>> »Begin telling (kasgeld)» is 0
   >>> »Eind telling (kasgeld)» is 990
   >>> »Geld in kas» is 990
   >>> »(Dag) omzet geldlade» is  -10
   >>> »Bedrag te storten» is 0
3. Een klant komt vervolgens in je winkel en koopt iets voor 5 contant
   >>> »Begin telling (kasgeld)» is 0
   >>> »Eind telling (kasgeld)» is 995
   >>> »Geld in kas» is 995
   >>> »(Dag) omzet geldlade» is  -5
   >>> »Bedrag te storten» is 0
4. Een tweede klant koopt voor 15 contant
   >>> »Begin telling (kasgeld)» is 0
   >>> »Eind telling (kasgeld)» is 1000
   >>> »Geld in kas» is 1010
   >>> »(Dag) omzet geldlade» is  10
   >>> »Bedrag te storten» is 10
5. De winkel is dicht en je gaat 10 aan kasgeld storten bij de bank (vink het vakje »Bank storting» aan en voer 10 in het vakje »Bedrag»)
   >>> »Begin telling (kasgeld)» is 0
   >>> »Eind telling (kasgeld)» is 1000
   >>> »Geld in kas» is 1000
   >>> »(Dag) omzet geldlade» is 10
   >>> »Bedrag te storten» is 0
6. Nu voer je een dagafslag in »Z»-modus uit
   >>> »Begin telling (kasgeld)» is 1000
   >>> »Eind telling (kasgeld)» is 1000
   >>> »Geld in kas» is 1000
   >>> »(Dag) omzet geldlade» is 0
   >>> »Bedrag te storten» is 0

Met deze toets kun je de meest recente kassabon nogmaals uitprinten. Op de bon staat altijd »KOPIE KASSABON» afgedrukt. Om een andere dan de meest recente kassabon uit te printen, heb je het kassabon nummer nodig dat op de originele bon staat. »Tap & hold» vervolgens op de toets »Kopie bon» en vul het kassabon nummer in dat je wilt uit printen.

N.B. zolang het »Printer IP-adres» is ingesteld onder »Beheer Cashy > Instellingen > Printer/Scanner» wordt de kassabon altijd geprint (onafhankelijk of je de optie »Printer» op »aan» hebt gezet).

Door op deze toets te drukken wordt de geldlade geopend zonder een transactie. Bij een contante betaling wordt altijd de geldlade automatisch geopend door op de knop «Contant» te drukken. Bij het openen van de geldlade zonder transactie mag je geen geld uit de geldlade nemen of bijleggen, behalve in de onderstaande gevallen.
De geldlade openen zonder transactie kan nodig zijn om:

• het beginsaldo in de geldlade te leggen
• om geld te wisselen
• om een kassacontrole uit te voeren
• om de goede werking van de geldlade te controleren

De toets «Geldlade» wordt alleen op het hoofdscherm getoond als deze optie aan staat onder »Beheer Cashy > Instellingen > Extra»

Gebruik deze knop als je een artikel moet terugnemen dat eerder verkocht en betaald is.

Deze optie is beveiligd met een wachtwoord. Deze rechten kunnen worden toegekend aan een beheerder of verkoper via »Beheer Cashy > Gebruikers»

Gebruik : Kies «Retour», type het wachtwoord in en voer de transactie(s) op die je wilt terugnemen. Sluit de transactie af door op één van de betaalknoppen te drukken (meestal CONTANT).

Boven in het transactie scherm wordt de tekst »Retour modus» aangegeven in het rood zolang deze transactie actief is.

In het geval je per ongeluk de retour-modus hebt geactiveerd, kun je dit altijd herstellen door boven in het transactie scherm op «Retour modus» te tikken. Cashy-POS zal dan weer in de normale kassa modus komen te staan.

Met deze knop wordt de laatst opgevoerde actie in het transactiescherm verwijderd bijvoorbeeld een net aangeslagen artikel (zie ook het helponderdeel  »Transactiescherm» voor alternatieve methode)

In Cashy-POS kun je maximaal acht gebruikers of verkopers benoemen via »Beheer Cashy > Gebruikers»

De namen van de verkopers worden getoond op deze toetsten. Door op een gebruikers toets te tikken wordt de actieve gebruiker direct gewijzigd (de actieve gebruiker wordt weergegeven in het transactiescherm) en alle transacties worden geadministreerd onder deze gebruiker zolang er geen nieuwe gebruiker is geselecteerd.

Er is geen wachtwoord nodig om van gebruiker te wisselen.

Met dit toetsenbord kun je de verkoopprijs invoeren en het wordt gebruikt om PLU-nummers in te typen.

Categorieën worden gebruikt voor het organiseren van producten in logische structuren, op basis van taal-tarieven.
Met Cashy-POS kunt u zoveel categorieën definiëren als u wilt, maar slechts 10 ervan kunnen op het hoofdscherm worden weergegeven.

Door op deze toets te drukken wordt de lijst met alle artikelen geopend. Het is mogelijk om de lijst te doorzoeken op PLU nummers, (gedeeltelijke) artikelnaam of streepjescode.

Product-List-Unit : Hiermee kan direct een PLU-nummer worden ingevoerd.

Gebruik: Type eerst het PLU-nummer in en selecteer dan de »PLU» toets om de transactie op te voeren.

Met deze toetsen kun je een »kassa-afsluiting» uitvoeren. Je kunt kiezen uit een dagafslag of maandafslag.  Een dag- of maandafslag wordt vastgelegd in een rapportage die je kan printen (ook via Airprint) of naar een emailadres kan sturen. Je hebt de mogelijkheid ook een overzicht van verkochte artikelen op te nemen in de rapportage.

In Cashy-POS is een ‹dag› gedefinieerd als een periode tussen twee »afsluitingen».

Het gebruik van de toetsen »Dagafslag» en »Maandafslag»  is beveiligd met een wachtwoord. De benodigde gebruikersrechten kunnen worden toegekend via »Beheer Cashy > Gebruikers»»

Zie het onderdeel «Introductie» voor een uitgebreide uitleg.

• 14 – % van Groep
  Met deze toets kun je een korting geven voor een groep.

  Gebruik: Voer het kortingspercentage in op het numerieke toetsenbord en kies »% van Groep» en selecteer vervolgens de gewenste groep die voor de korting in aanmerking komt.

• 15 – % van Subtotaal
  Idem als 14, alleen geeft deze toets een korting op het subtotaal van de gehele transactie.Gebruik: Voer het kortingspercentage in op het numerieke toetsenbord en kies »% van Subtotaal».
• 16  – % van Artikel
  Idem als 14. Hiermee kan korting worden geven op een enkel artikel.

  Gebruik: Voer het kortingspercentage in op het numerieke toetsenbord en kies »% van Artikel» en selecteer vervolgens het artikel dat voor korting in aanmerking komt.

LET OP: Het is niet mogelijk om meerdere kortingen toe te passen in dezelfde transactie.

Via »Beheer Cashy > Instellingen» kun je vier toetsen benoemen voor »non cash» betalingen, bijvoorbeeld pin of creditkaart betalingen.

Zie helppagina’s bij ‹Instellingen› voor meer informatie.

Via deze toets kom je in de beheer / administratie sectie (gedeelte) van Cashy-POS waar je gebruikers, artikelen en of groepen kunt toevoegen en financiële overzichten kunt raadplegen. Ook kun je hier de urenadministratie bijhouden en de algemene instellingen aanpassen.

Met deze toets kun je een bedrijf of persoon koppelen aan een transactie.

Je kunt je iPad adressenbestand importeren of zelf nieuwe contactpersonen aanmaken.

Het is ook mogelijk om de voorkeuren van een klant op te slaan in het notitieveld en verschillende adressen te koppelen aan een klant.

Per klant worden de aankopen bijgehouden per transactie. Je krijgt inzicht in de totale besteding van de klant door de tijd en de besteding van de klant in het lopende jaar.

Met deze toets kun je verschillende transacties naast elkaar open houden. Er moet minimaal één artikel in het transactiescherm staan anders werkt deze toets niet.

Om een nieuwe transactie te starten moet de lopende transactie eerst opgeslagen. Dit gebeurt automatisch door Cashy-POS die elke transactie een unieke referentie geeft die door de verkoper moet worden bevestigd.

LET OP: Als de transactie al gekoppeld is aan een klantrelatie dan wordt de transactie onder de klantnaam opgeslagen en dit gebeurt automatisch zonder een bevestiging te vragen van de verkoper.

Als er opgeslagen transacties zijn wordt een additionele toets »Open transacties» weergegeven. Deze toets laat alle open transacties zien en deze kunnen worden geactiveerd of verwijderd.

Voordat een kassa-afsluiting mogelijk is, moeten alle open transacties gesloten worden.